Coordinator Setup

2ª etapa do NEW FLOW LEGAL - depois da triagem, antes do Attorney

Majoritariamente manual (Coordinator) + automações no handoff Mapeamento do fluxo

Com a triagem em mãos, o Coordinator faz o primeiro setup do caso: define a equipe, confirma red flags e infos, traça estratégia e os filings iniciais com suas deadlines. Ao finalizar, uma automação envia o caso ao Attorney e abre o evento de kickoff com status "waiting scheduling".

Onde entra no fluxo

Etapa anterior

Intake / Triagem

relatório (tipo · gaps · red flags) pronto

→

Coordinator

Setup do caso

6 passos (manual)

→

Automação

envia ao Attorney

handoff automático

→

Automação

evento de kickoff

status "waiting scheduling"

→

Próxima etapa

Attorney Setup

datas de kickoff + cliente

O setup do Coordinator (6 passos)

Define a equipeSpecialist, Attorney BR, Attorney USA, Legal Assistant, Intern.
Identifica / confirma red flagsParte já vem sinalizada pela triagem; o Coordinator valida.
Confirma infos essenciaisNomes, e-mails, contatos. Gaps apontados na triagem.
Define estratégias iniciaisDireção do caso.
Define filings iniciais + deadlinesDeadlines de produção, revisão e entrega final.
Overview inicial do casoVisão geral consolidada.

🗓️

Deadlines em duas camadas: as deadlines dos filings são divididas por etapas - production, revision, final filing - e definidas pelo Coordinator. Já as deadlines dos documentos dentro de cada filing são definidas pelo Attorney BR, mais à frente no fluxo.

Handoff automático (fim do setup) · automação da atividade 6 (transacional + idempotente)

Automação · ativ. 6

🗂️ Filings + prazos

Cria os petition_filings do caso com as datas (entrega / final / protocolo) definidas no setup.

Automação · ativ. 6

📅 Evento de kickoff

Abre o evento de kickoff com status "waiting scheduling", pronto pro Attorney definir as datas.

Automação · ativ. 6

🔔 Notifica o time

Avisa o time atribuído (Attorney, Specialist, LA) no sino do app, com prioridade elevada se houver red flag crítica.

Automação · ativ. 6

📨 Envia ao Attorney

Avança o stage e repassa o caso ao Attorney - sem passo manual. Tudo numa transação (falha reverte).

Onde a IA já ajuda - e oportunidades

Já planejado

✅ Triagem alimenta o setup

O relatório do agente de Intake adianta os passos 2 e 3 (red flags e infos essenciais já checadas) e dá contexto pra estratégia.

Oportunidade (a discutir)

💡 Agente de apoio ao setup

Um agente advisory poderia sugerir equipe, estratégia, filings e deadlines-base - sempre com o Coordinator decidindo. Depende de uma base de histórico do time (ver abaixo). Vira spec própria se fizer sentido.

🧭

Resumo do papel: o Coordinator Setup é decisão humana apoiada pela triagem; as automações ficam no handoff (envio ao Attorney + abertura do evento de kickoff). Nenhum agente novo é obrigatório nesta etapa - a oportunidade acima é opcional.

Melhorias para habilitar os futuros agents

Para o agente de apoio sugerir equipe e estratégia com qualidade, ele precisa aprender com o que já aconteceu. Isso exige consolidar uma base de histórico do time - pré-requisito de dados, a construir antes (ou junto) do agente:

Pré-requisito de dados

📚 Histórico de casos por membro

Quais casos cada pessoa do time atuou, com tipo de caso, papel e resultado. Parte já existe: case_team liga caso ↔ pessoa ↔ papel; falta consolidar os outcomes (aprovado/negado, reaberturas) de forma estruturada.

Sinal de matching

🎯 Advogado × tipo de caso

A partir do histórico, medir expertise/performance por case_type (taxa de aprovação, tempo médio, retrabalho) para sugerir quem é mais forte em cada tipo - ex.: quem entrega melhor asilo, O-1B, EB2, etc.

Balanceamento

⚖️ Carga e disponibilidade

Casos ativos por pessoa (capacity) + ausências/férias (já há dados em pm_people) para a sugestão não sobrecarregar ninguém e respeitar quem está fora.

💡

Ideia para os próximos agents: tratar essa base de histórico (casos × pessoas × tipo × resultado × carga) como um ativo compartilhado - o mesmo conhecimento que sugere a equipe aqui também serve para priorização, alocação e métricas de time. Vale desenhá-la uma vez e reusar. Toda sugestão segue advisory: o Coordinator decide.